長く札幌で活動してきた社労士として相談者様のニーズにお応えいたします | 会社のスマホを私用で使うとどうなる？｜社労士us.office 札幌 給与計算アウトソーシング | 経営者のお困りごとを札幌で解消へ導く社労士が役立つ情報をブログで公開しています

　会社から貸与されたスマホは、毎日持ち歩いていても従業員個人のものではありません。購入費用や通信費を会社が負担し、仕事をするために貸し出している会社の資産です。そのため、個人のスマホと同じ感覚で自由に使うことは避ける必要があります。

　会社がスマホを貸し出す主な目的は、

・顧客や取引先との連絡

・社内での情報共有

・業務に必要なシステムの利用

などです。会社のパソコンと同じく、「仕事のための道具」と考えることが基本です。

　SNSや動画を見る、ネットショッピングをするなど、短時間の私的利用だけで直ちに大きな問題になるとは限りませんが、頻繁な私的利用や会社のルールに反した使い方が続けば、勤務態度の問題や情報管理上のリスクにつながります。「少しくらいなら大丈夫」という考えで運用を曖昧にしないことが大切です。

　便利そうなアプリであっても、安全とは限りません。会社の許可なくアプリを入れると、 端末内の情報を取得されるセキュリティ上の弱点が生まれるといった可能性があります。業務に必要なアプリは、会社が安全性を確認したものだけを利用するルールにしておくと安心です。

　怪しい広告やサイトを開いたことをきっかけに、端末がウイルスなどの被害を受けることがあります。その結果、

・顧客情報

・取引先の連絡先

・社内資料

・従業員の個人情報

などが外部へ流出する可能性があります。一人の端末の問題が会社全体の信用問題へ発展することもあります。

　会社スマホで撮影した写真や、仕事中に知った情報をSNSへ投稿することも危険です。例えば、

・社内が写った写真

・顧客名や取引内容

・未発表の商品やサービス

・社内のトラブル

などが外部へ出れば、大きな問題になりかねません。「個人のSNSだから自由」とは考えず、会社の情報を外へ出さないことを徹底する必要があります。

　会社として、

・私的利用を全面的に禁止するのか

・昼休みなど一定範囲なら認めるのか

・どのアプリを利用できるのか

といった基準を明確にしておきましょう。ルールが曖昧なままでは、「どこまでなら大丈夫なのか」が従業員に伝わりません。

　会社スマホには、端末の安全管理や紛失対策のため、利用状況を確認できる仕組みを導入する場合があります。その場合は、

・どの情報を確認するのか

・何のために確認するのか

・どのように管理するのか

をあらかじめ従業員へ説明しておくことが大切です。過度な監視にならないよう、必要な範囲で運用しましょう。

　怪しいメールを開いた、知らない画面が表示された、端末を紛失したなどのトラブルが起きたときは、早い対応が被害を小さくします。そのため会社は、

・連絡先を明確にする

・すぐ報告するルールを作る

・報告したことだけを理由に責めない

といった体制を整えておくことが重要です。問題そのものより、隠したことで被害が広がるケースを防ぐことが大切です。

　会社から貸し出されたスマホは、従業員個人のものではなく、業務のための会社資産です。私的利用そのものだけでなく、勝手なアプリの追加や危険なサイトへのアクセスが、情報漏えいや会社全体の損害につながる可能性があります。

　経営者や人事担当者は、「私用は禁止」と伝えるだけではなく、どこまで利用できるのか、アプリの追加やSNS利用をどう扱うのか、トラブルが起きた際にどう報告するのかまで具体的にルールを整えておきましょう。従業員が迷わず正しい行動を取れる環境をつくることが、会社の情報と信用を守ることにつながります。

　社会保険労務士us.officeは、企業の労務管理を「効率化」「オンライン化」「クラウド活用」をキーワードにサポートする社労士事務所です。

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　北星学園大学3年時に行政書士、4年時に社会保険労務士試験に合格。学生時代から勤めていた税理士・社会保険労務士・行政書士事務所に就職し社労士の業務を経験。およそ3年間勤めた後、退職しカナダトロントに留学。海外生活を通じ価値観や人生観を学び、帰国後2020年6月に社会保険労務士us.office開業。クラウドシステムの導入支援をはじめ、多角的な労務業務の改善から労務相談まで対応。