賃金台帳や出勤簿の保管｜社労士us.office 給与計算アウトソーシング

query_builder 2024/08/20
ブログ
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　３年や５年保存しておかなければいけない賃金台帳などの書類。紙で保管するのはもうやめましょう！

目次

  1. 保存義務
    1. 保存しておかなければならない
    2. ３年間も
    3. 場所も探す手間も
  2. システムで管理
    1. 紙に出す必要はない
    2. 過去から未来に
    3. 費用はかかるが
  3. us.office
    1. システム導入支援
    2. 運用支援も

保存義務

保存しておかなければならない

　従業員の氏名や生年月日が載った労働者名簿や給料の情報が載った賃金台帳は法律により５年間保存しておかなければいけません。昔は３年だったのですが、現在は５年に変更になっています（しばらくは移行期間として３年が適用になります）。

３年間も

　３年つまり３６か月分の資料を保管しておかなければならないのです。労働者名簿や賃金台帳は従業員の重要な情報が載っているため、管理できる方が限られ、従業員数が多いとかなりの量になります。

場所も探す手間も

　紙で保管している場合、場所をとるのはもちろんですが、何かを確認するための該当部分を探す手間がかかります。過去の情報をすぐに確認できない、資料を用意できないというのは意外とストレスになる可能性があります。

システムで管理

紙に出す必要はない

　給与計算等をシステムにより行っている場合、情報がシステム内に蓄積されていくので、資料を紙で保管しておく必要はありません。システム障害などはあり得るため、データのバックアップは必要ですが、PDFなどのPC上の保管がスムーズになります。また、システム内で過去の該当部分を検索することができるので、過去の情報を確認することがとても簡単になります。

過去から未来に

　法律で保存期間が決まっているからだけでなく、過去の残業代の支給金額や残業の時間数などを確認し、どのように改善していくのか？を考える上でも過去の資料は重要です。部門ごとに残業時間を比較したり、月ごとの労働時間を比較したり、働く環境を改善していくためには過去の情報をより簡単に確認する必要があります。

費用はかかるが

　勤怠管理や給与計算のシステムは費用がかかりますが、初期費用はかからず月5,000円程度から利用できるものもあります。莫大な費用がかかるイメージを持つ方もいると思うのですが、今はあまり費用もかからず、すぐに利用できるものも多いため、いくつか検討してみましょう！

us.office

システム導入支援

　システムの導入時は時間はかかりますが、現在の情報管理体制により設定・登録は１週間～１カ月もあれば可能です。設定を行い実際に全従業員に浸透させ運用を定着させるにはもう少し時間がかかりますが、最初の設定・登録は導入支援により大幅に省略することが可能です。

運用支援も

　us.officeでは導入支援から日々の運用支援、給与計算・労務手続きのアウトソーシングまで一括してお手伝いが可能ですので、お困りの際はお気軽にお問い合わせください！

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