勤怠・給与システムの導入は人数の少ないうちに｜社労士us.office 札幌クラウド勤怠管理システム導入支援

2023/01/26

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　クラウドの勤怠管理システムや電子明細の導入は、人数が少ないうちに行うとかなり楽になります。

勤怠管理・電子明細システム
導入のタイミング
早めの導入
1. 今は定額で利用可能
2. 増やす意向があるならば
システムの導入
1. 導入支援
2. us.office

勤怠管理・電子明細システム

勤怠管理

　従業員のスマホでの出勤・退勤の打刻、有給や残業の申請。PCでの従業員全員の労働時間・残業時間の管理、有給取得義務への対応。勤怠管理として行わなければいけない事項を１つのシステムで管理・対応できる勤怠管理システム。

電子明細

　毎月の給料日に従業員に渡す給与明細を、メールアドレス等を登録することにより紙で配布する必要がなくなる電子明細。支店に郵送したり、出勤が少ない方のために事前に準備しておく必要もなくなります。

人数が多いほどメリットがある

　勤怠管理や電子明細のシステムは人数が多ければ多いほど活用するメリットが増えます。アナログで大人数に対応することはかなり大変です。支店や店舗が増えたりした場合に、一括で管理するためにはシステムをうまく活用するとかなりの業務を適正化・効率化することが可能です。

導入のタイミング

人数が少ないうちが吉

　人数が少ないうちは、システムなどを入れなくてもアナログの方法で対応できると考える方が多いと思います。確かに少ないうちはアナログな方法でも対応できるのですが、人数が増えてからシステムに移行するのと、システムを導入したうえで人数が増えていくのではかなりの差があります。

移行が大変　

　ある程度の人数や支店・店舗数になってからシステムを導入する場合、従前の方法が全体に浸透しているので、管理方法を変え、定着させるのに時間がかかります。それぞれの管理者に同じタイミングで運用方法を把握していただく必要があるため、導入時の抵抗感やスムーズな運用に移行していくまでが非常に大変になります。

少ないうちに導入していると

　まだ人数が少ないときや店舗展開をしていない時期にシステムを導入し運用をスタートしている場合、新しい従業員さんが入ったタイミングや新しく店舗を出したときに、それぞれの担当者や対象者に説明を行うことで運用がすぐにできます。すでにシステムの土台が整っており、入ったときからシステム使用が前提であれば、あまり抵抗感もなく活用することができます。

早めの導入

今は定額で利用可能

　勤怠管理や電子明細のシステムは利用料金がかかります。人数が少ないうちはこの利用料金とメリットの比較により少し高いと思うかもしれませんが、今のシステムはかなり低額で使い始めることも可能です。一度どの程度の費用になるのか調べてみるといいでしょう。

増やす意向があるならば

　人数を増やさず、店舗も増やさずに事業を続けていこうと考えているのであれば別ですが、将来の展望として人数の増加や店舗展開等を考えている場合は早めのうちにシステムでの管理を検討しましょう。

システムの導入

導入支援

　システムを導入したからと言って、１００％全てを知識がなくても適正に管理できるというわけではありません。システムの設定が間違っていたり、知識がない中で管理をしていると、どんな方法をとっていたとしても違反状態になってしまう可能性があります。そのため、知識のある方の雇用や専門家のアウトソーシングなどもうまく活用するといいでしょう。