仕事のちょっとしたコツ｜社労士us.office 札幌業務効率化支援

2022/09/12

ブログ

　仕事が早い人・遅い人にはどんな違いがあるのでしょうか。大きな違いというよりも小さな違いが積もり積もっています。

一定のレベルにはいける
1. 能力差
2. 意識ではなく技術
仕事の進め方
1. ８割主義
2. 優先順位
仕事のやり方
少しの違い
us.office
1. 労務業務
2. いつでもお声がけを

一定のレベルにはいける

能力差

　仕事は個々人の能力の違いで差が生じますが、元々の能力の差はあれど、どんなに工夫・努力をしてもたどり着けないような差ではありません。ちょっとしたコツや工夫があるだけで仕事の進め方やスピードは変わります。

意識ではなく技術

　仕事の進め方などは意識の問題もありますが、意識もロジカルに技術的に教えられないことではありません。仕事ができるといわれる人たちはどのような意識で仕事をしているのか、理解していきましょう。

仕事の進め方

８割主義

　完璧主義ではうまくいかない仕事もあります。いくつかのタスクがある状態で全てを１００％に仕上げるように仕事を進めていくと、全てが中途半端に終わってしまいます。１００％の完成の前に、１段階目の完成の段階を置きましょう。つまり８０％をまずは目指します。完全に最高の出来ではないけれど必要十分なものをまずは目指します。３つタスクがある場合は３つをまずは８０％に持って行き、その後時間が残った場合は１００％に近づけるように進めてみましょう。

優先順位

　仕事の優先順位を見極めることは非常に重要です。優先順位を間違うと、みるみる仕事が増えていきます。重要度・緊急度・難易度を考慮して考えましょう。重要度や緊急度が高くないものでも、後手後手に回すと徐々にレベルが高くなる可能性もあります。難易度が低い場合は緊急度が低かったとしてもすぐに終わらせてしまいましょう。

仕事のやり方

システム・PC活用

　手計算の集計や目視、アナログなやり方をしているといくら優秀な人でもミスをし、時間がかかってしまいます。計算やデータ抽出など、人間よりもコンピューターが得意な分野は任せられるようなシステムや方法を活用しましょう。

コミュニケーション

　コミュニケーション（連絡）の取り方は日々進化しています。メールや電話は今でも主流ですが、チャットやオンラインを活用することで、意外と時間がかかっていた無駄な時間が省けます。従来の方法が最適だと思わずに、よりよい方法がないか進化していきましょう。

マルチディスプレイ

　環境の問題ですが、PCを使う仕事をしている場合、ディスプレイが１つの場合と２つの場合では効率の良さが２倍ほど違います。ディスプレイ代はかかりますが、効果は抜群のため、１つのディスプレイで仕事をしている方はぜひ２つ目のディスプレイを買ってください。

少しの違い

　何かの資料を作る時に一度打ち込んだ文字をコピペしている人と一回一回打ち込んでいる人。エクセルで関数を作り集計をしている人と電卓をたたき集計をしている人。細かい違いかもしれませんが、これらの細かい仕事のやり方の違いが、残業をしなければいけない人としなくてもいい人の違いです。

us.office

労務業務

　会社内の入退社手続きや勤怠管理、給与計算といった業務は効率化をしやすい分野です。他社が絡まない自社内の業務をまずは効率化していきましょう。

いつでもお声がけを

　us.officeではクラウド勤怠管理・給与計算（電子明細）システムの導入支援、給与計算・労務手続きのアウトソーシングにより業務効率化をご支援しておりますので、お困りの際はお気軽にお問い合わせください！

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