どんな業務に時間がかかってる?|社労士us.office 札幌 給与計算アウトソーシング

query_builder 2022/08/29
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 仕事と一言で言っても業種や場所、内容によって行う業務はそれぞれです。自社の業務は何に時間がかかっていますか?

何に時間を使っていますか?

業務内容の把握

 営業・事務・接客、、、業務の内容は大まかに分けられますが、各業務の中ではどのような業務が一番時間がかかるでしょうか。業務効率化を進めるためには今行っている業務の洗い出しが重要です。

意外と時間がかかるもの

 業務内容のメインである営業で打ち合わせをする時間、店舗で接客をする時間などに目を向けてしまいますが、それ以外の業務に時間がかかっているケースは多いです。細々としたものなので意識をしないのですが、冷静になって考えるとかなりの時間を占めています。打ち合わせのために資料を印刷する時間、メニュー表などを用紙してファイリングする時間。細かくてそこまで時間がかかっていないだろうと思っている部分に意識を向けてみましょう。

洗い出しをしよう

 自分はどんな業務をしていたのか、1日が終わってから振り返ってみると意外と覚えていないことがあります。一度どんな業務を行っていて、それに各何分ほど時間がかかっているのか、記録をしながら仕事をしてみましょう。

効率化できるところは?

時間がかかっているところ

 時間がかかっている業務は仕方のない部分なのか、何か変えていく余地がある部分なのか。昔からのやり方で他の選択肢がないと思ってしまっていることもありますので、一度フラットな頭で改善できないか考えてみましょう。

10・15分も

 印刷をする時間は10分15分だからとスルーをするべきではありません。ファイルの共有で印刷の必要がなくなった場合、10分が2分になります。1回8分の短縮ですが、回数や頻度によって全体的にかなりの時間数になります。

必要なこと?

 最近はオンライン面談が一般化したため、本当に直接に会いに行かなければいけないのか?を考えるようになりました。車で移動する時間はバカにならないです。オンラインで行えることを車で1時間かけて打ち合わせをするということは、単純に移動時間の2時間を無駄にしているということです。2時間を移動に使うのか、2時間をお客様のための準備に使うのか、どちらがいいでしょうか。

今の方法が最善?

 日常的な業務は毎日行われるため、日ごろ行っている業務のやり方が一番いい方法なのか?と疑問に思って振り返る時間がないかもしれません。ですが、状況は日々変化していきます。日々、より良い方法へ変化していく場合と昔ながらの方法を疑いもせずに続けている場合とでは、1年後・5年後の立ち位置が大きく異なります。

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 従業員の入社・退社手続き、毎日の労働時間記録・管理、毎月の給与計算、労務手続き。これらの労務関連業務はシステムの導入やアウトソーシングの活用で効率化をしやすい分野です。システムの導入やアウトソーシングはお金がかかると思うかもしれませんが、活用しなかった場合の人件費や事務用品代、業務にかかる時間を考えるとどうでしょうか。

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