本業以外に時間を取られていない？｜社労士us.office 札幌給与計算アウトソーシング

2022/04/25

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　本業以外の従業員の入社退社の労務手続き、毎日の残業や有給管理、給与計算など。売り上げを上げるための業務ではなく、内部の業務に時間を取られていませんか？

本業以外
集中するための環境づくり
効率化の方法
us.office
1. システム導入＋アウトソーシング
2. ご連絡を

本業以外

意外と多い

　本業以外の業務は事業を運営していく上では意外と多いです。従業員の入社や退職に関連する手続きや事務作業、給与計算自体もそうですが、計算に繋がる毎日の出勤・退勤や有給・残業の管理、明細の作成や配布etc。

見ないふりができない

　これらの本業以外の業務はしないという選択肢がありません。毎月発生するものが多く、怠ってしまうと自社の従業員に関わることのため内部での不満が大きくなってしまいます。

知識が必要

　また、事務作業というと誰でもできると思う方も多いかもしれませんが、多くの知識を必要とする業務が多いです。移り変わる法改正の情報にも対応しなければいけないため、見えない部分にかかる時間というのは莫大になります。

集中するための環境づくり

人を雇用したのに

　「本業に集中するために雇用を増大したのにそれに伴う本業以外の業務に手を取られ思っていた以上に本業に集中できない」という状況にはなってはいけません。

効率化できる

　社内の内部的な業務は効率化やペーパーレス化がしやすい分野です。相手方の企業がいたり、外部との連携が必要な業務の場合、自社だけのやり方で進められない部分も多く出てきます。ですが、本業以外の業務は内部的な業務がほとんどのため、自社でシステムの導入や効率化へのフローの変更がしやすいです。

まずは事務作業から

　業務効率化、ペーパーレス化を進めるにあたってはまず社内の事務的な業務から取り掛かりましょう。事務的な業務が効率化できない、紙作業ばかりという状況の場合、他の分野で効率化、ペーパーレス化を進めても大きな障害になってしまいます。

効率化の方法

システム導入

　システム導入というと、大変な切り替えになると思われるかもしれませんが、多くの方が使うシステムのため使いやすい設計になっていますし、日々スマートフォンを使っているのであれば慣れもするでしょう。導入当初は苦戦するかもしれませんが、慣れると劇的に業務の効率、ストレス度合いが変わります。

アナログ管理は無理がある

　有給や残業の管理等については、アナログの管理ではもはや無理があります。人数が少なければできるかもしれませんが、１人１人で日付や日数、時間などを管理しなければいけないため、紙や手作業の管理では膨大な時間がかかり、ミスも多くなります。考えずに、誰でも、指定の手順を踏むと管理ができるという状況にする必要があります。

アウトソーシング

　自社で業務を行わずに、外部に業務を委託するという方法も効率化の方法です。事務作業のために知識のあるパートを１人雇用し給料を払うのと、誰が辞めても問題なく業務を行っていけるアウトソーシングに委託料を払うのと、どちらがいいでしょうか。

変化を拒まない

　業務効率化、ペーパーレス化を進めようとしたときに阻害の要因となるのは、変化を好まない人の存在です。システムを導入したり、方法を変えるときは、誰でも戸惑い今までの方法でやった方が早くできることもあります。そんな時に「やっぱり今の方法でできているのだから変える必要なんかない」という不満が出てくることがあります。確かに最初の１．２回だけを見ると今までのやり方の方が早いのかもしれませんが、効率の良い方法に変えているわけですから、新しいやり方が定着すると変えたやり方の方が早く終わることになります。目先の１．２回の早さを重視するのか、これからの長い時間を重視するのか。未来を見据えて日々やり方は変えていきましょう。