勤怠管理システムでミスをなくそう|社労士us.office 札幌 クラウド勤怠管理システム導入支援

query_builder 2022/02/14
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 出勤をしていない日に出勤時間の記載がある、残業の申請書と出勤簿の時間が合わない、シフトが入っていない日に出勤をしている、、、勤怠締時のこのようなエラーをなくすために勤怠管理システムを導入しましょう。

クラウド勤怠管理システム

パソコンで管理

 クラウド勤怠管理システムとは、スマホやタブレット等にて出勤・退勤の打刻が出来たり、残業や欠勤の申請を従業員のスマホから行えたり、ネット環境があれば現場にいなくともどこからでも勤怠の情報を管理できるシステムです。

簡単に言うと

 紙のタイムカードでの打刻や集計、紙の申請書による残業・欠勤の申請・承認、エクセルでの労働時間の集計。このような従前の方法を全て1つのシステムに集約しパソコンで管理ができるようになります。

勤怠締時のミス

集計ミス

 紙のタイムカードにより毎日の出勤・退勤時間を確認して労働時間を計算、エクセルに出勤・退勤の情報を転記し計算、このような方法で労働時間を集計していると、残業時間の集計漏れや単純な計算ミスが起こりやすいです。手計算のため集計後、間違いがないかを何度も確認しなければいけないかもしれません。

 これらはシステムを導入すると、労働時間や残業時間は種類ごとに自動で集計が完了します。

申請書との相違

 残業や欠勤、有給などを申請によって管理している場合、申請書の内容と出勤簿の情報に相違があるなんてこともよくあります。申請書は出ているが残業の時間がない、残業の形跡があるが申請が出ていない。申請書と出勤データを見比べて確認しなければいけません。

 これらはシステムを導入すると、申請もシステム内で行えるため、申請が出ていなかったり、申請があるが時間に相違があるケースなどを設定によりエラー表示にすることができます。おかしな点があるとエラー表示になるため確認がしやすくなります。

ミスの確認

 出勤時間はあるが退勤時間の記載がない、シフトが入っているが出勤・退勤の記録がない。このような人的なミスもエラー表示にてすぐに確認ができます。現場に行きタイムカードを確認せずに、どこにいてもパソコンからシステムにて情報を確認できるため、確認・連絡・修正がリアルタイムで行えます。勤怠締時にたまった確認事項を思い出しながら修正するということがなくなります。

ひとまず使ってみて

導入して実感

 タイムカードやエクセルでの管理は長らく続けられてきている方法のため慣れていて変える必要性を感じないという方も多いかもしれません。ですが、一度システムを活用してみると、今まで行っていた時間の集計や勤怠ミスの確認などが激減するためどれだけ無駄な時間を費やしていたかがわかります。まずは使ってみて何をしなくてよくなり、どのくらい確認しやすくなるのかを実感しましょう。

人数が少ないうちから

 人数が増えてから導入しようとするケースも多いですが、人数の多さに比例して導入時の大変さも上がります。人数が少ないうちに土台を整えておけば、人数が増えていっても問題なく管理・運用することができます。

us.office

 クラウド勤怠管理システムの導入、それに伴う給与計算・労務手続きのアウトソーシングについてご検討の際はお気軽にus.officeにご連絡ください。

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