労務周りの業務効率化｜社労士us.office 札幌クラウド勤怠管理システム導入支援

2022/01/17

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　労務周りの業務は毎月必ず発生するものや、一定期間ごとにしなければいけないことが多くあります。これらの業務を効率化できると本業への集中が一層高まります。

電子明細導入
1. 明細作成・配布
2. 電子明細
入社・変更
1. 入社・変更対応
2. システム活用
勤怠管理
1. アナログな方法
2. 勤怠管理システム
労務手続き
1. 労務手続き
2. 電子申請
アウトソーシング
1. 給与計算・労務手続き
2. アウトソーシング
業務効率化
1. 業務効率化は必須
2. us.office

電子明細導入

明細作成・配布

　給与計算を行った情報について明細を作成し配布を行うことは毎月必ず発生する業務です。これらは人数が少なくとも、意外と時間や手間がかかっています。まず明細の紙やプリンターが必要になりますし、本人に渡すために事前に準備をしたり、郵送をしたりと、冷静になるとかなりの重量になっていることがあります。

電子明細

　電子明細にすると、紙で作成する必要も本人に直接渡す必要も郵送する必要もなくなります。個々人のスマホで明細を確認することができるので紛失の不安もなくなります。明細のデータを登録し送信するだけで明細の作成・配布が完了するため、何人いようがボタン1つで終わります。

入社・変更

入社・変更対応

　従業員が入社したときの雇用契約書の締結や必要書類の回収、入社後の住所の変更など。これらをアナログな方法で行っていると、本社に来てもらったり、紙を郵送したり、いつまでたっても必要書類が揃わなかったりといったことが多く起こります。

システム活用

　入社や各種変更の対応についてはシステムを活用することにより、紙の書類を回収したり、本社に来たり、郵送したりせずとも、簡潔に対応することができます。従業員が自分の情報をスマホで入力し提出したり、雇用契約書もシステム内で締結できたり、変更の連絡もスマホで提出することができます。

勤怠管理

アナログな方法

　出勤・退勤のデータや残業・有給の管理・申請を紙のタイムカードなどアナログな方法で行っていると、労働時間の集計や管理に時間がかかり、ミスも多くなります。勤怠関係では集計・管理しなければいけない事項が多いため、人力では無理が出てきます。

勤怠管理システム

　勤怠管理システムを導入すると、スマホやタブレット等で出勤・退勤の打刻ができたり、残業や有給の管理・申請もシステムで完結します。労働時間等も自動で集計されるため、ミスも少なくなります。拠点がいくつかあってもクラウドシステムであればリアルタイムでどこにいても労働時間の情報を確認することが可能です。

労務手続き

　入社や退職、育休や産休の手続きを各役所に出向いたり、紙で申請書類を作成・準備していたり、郵送をしていたり、労務手続きにかなりの時間・手間がかかっているケースが多くあります。紙になると管理も紙ベースになるので管理も大変です。

電子申請

　労務手続きの電子申請を活用すると、役所に出向く必要もなく、紙で申請書類を作成したり必要書類を準備する必要も、郵送をする必要もありません。何時でもどこにいてもPCから申請することが可能で、公文書もPC上で保管することができます。

アウトソーシング

給与計算・労務手続き

　給与計算や労務手続きは本業とは異なる事務作業になり、専門的な知識が必要だったり、重要な情報を含んでいるため会社内で扱える人が限られてしまいます。間違えてしまうと法違反や従業員の不満につながってしまいます。また、退職者が出ると、わかっている人が誰もいないという最悪の状況もあり得ます。

アウトソーシング

　会社内に重要な情報を扱え、専門的な知識を持っている人が何人かいるということの方が少ないでしょう。売上に直結しなかったり、ミスが許されない業務のため、アウトソーシングを活用するというのもいいでしょう。

業務効率化

業務効率化は必須

　会社の発展、給料の上昇のためには業務の効率化、生産性の向上は必須です。アナログな方法で行っていると、時間も手間もかかり本業に集中できず、従業員の不満がたまり、ビジネスチャンスを逃してしまいます。労務周りはシステムの利用などで業務の適正化・効率化をすると効果が大きい部分なので、ぜひ取り組んでいきましょう。