勤怠管理システム定着のために｜社労士us.office 札幌クラウド勤怠管理システム導入支援

2021/02/19

ブログ

　紙のタイムカードから勤怠管理システムに移行し、スマートフォンやPCでの管理を開始しても、定着がうまくいかなければ適正な勤怠管理が出来なくなってしまいます。

勤怠管理の重要さ
システム導入後に気をつけること
正しく運用できなければ
1. システム担当者にしわ寄せがいく
2. 運用を正しく
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勤怠管理の重要さ

法律違反になる

　労働時間や残業時間の管理、有給休暇の管理などをきちんと行っていなければ、法律違反になってしまう可能性が高くなります。してはいけない働き方をしてしまったり、適正な有給を与えられなくなってしまったり。

正しい給与計算

　勤怠管理をきちんと行っていなければ正しい給与計算ができません。何時間働いているのか、残業が何時間なのかetc、これらがわからなければ正しく給与計算ができません。労働時間を正しく管理していないことで未払いの給料が発生してしまう可能性が高くなります。

業務の見える化

　勤怠管理が適正でなければ、誰がどのくらい働いているのか、休日や休暇をきちんと取っているのかなどが曖昧になり、正しい業務の割り振りや経営判断ができなくなってしまいます。

時間・手間・ミス

　勤怠管理を行っていたとしても、紙のタイムカードやハンコ押印の申請書など、従前の方法の場合、勤怠の集計や管理に莫大な時間・手間がかかります。また、人的な作業が多くなるので、ミスの確率も高くなります。

勤怠システムの導入

　いろいろな理由から勤怠管理システムを導入しようとなるのはとてもいいことですが、大切なのは導入をすることではなく、正しく運用をすることです。導入はスタートなので、きちんと運用を行い定着させるようにしましょう。

システム導入後に気をつけること

導入時の設定をきちんと行う

　勤怠管理システムは最初から何でも自動でやってくれるわけではありません。会社の勤怠ルールをきちんと設定しなければ、やりたい集計と異なった方法で集計がされてしまったり、正しく有給が付与されなかったりといったことが発生してしまいます。逆に最初の設定をきちんとすることで、正しく自動で管理ができるようになるので、慎重に行いましょう。

従業員への周知徹底

　勤怠管理システムは従業員全員が関わるものです。上層部だけがシステムの内容を理解しているだけではいけません。従業員全員が打刻の仕方や休暇などの申請方法を正しく理解して、スムーズに行えるように周知徹底を行いましょう。導入時は一斉に従業員に教えなければいけないですが、導入以降は新入社員に対して、入社時点できちんと説明を行うことでスムーズにシステムの利用につなげていくことができます。

管理者がきちんと確認

　打刻に間違いはないか、申請は正しく行われているかetc、管理者が日々きちんと管理・確認をすることが大切です。管理者が勤怠管理の重要さを理解し、部下に徹底させることでシステムの利用がスムーズに回っていきます。

まとめないで毎日確認

　月末に１ヶ月分をまとめて確認する、事後的にまとめて申請を行うなど、まとめてやる方が楽と思うかもしれませんが、これは絶対にやってはいけません。まとめてしまうと、正しい時間を忘れてしまう可能性もあり、締日が近づいてきて確認する時間がないという状況に陥ってしまいます。残業の申請や有給の申請などは原則事前に行うこと、事後的な場合も速やかに行うようにしましょう。１日ごとであれば自身の勤怠確認は５分もかからずに終わります。毎日行うことで時間がかかる締め作業がなくなるので、毎日コツコツを実践しましょう。

正しく運用できなければ

システム担当者にしわ寄せがいく

　各部署の管理者の確認がずさんだったり、打刻や申請を正しく行っていなければ、システムを管理している総務担当者などにしわ寄せがいきます。抜けている打刻や申請を各管理者に確認したり、最終的に総務で勤怠の修正をするというように、正しい勤怠管理もできず、担当者の業務が増大してしまうのでご注意ください。

運用を正しく

　人数が増えていくと、勤怠管理を紙のタイムカードや昔ながらの方法で行うには無理がでてきます。勤怠管理システムの導入は非常にいい流れですが、導入をしても運用、定着がうまくいかなければ意味がありません。正しく運用し定着させることで、格段に勤怠管理の適正化、効率化を図れるので、導入はスタートという意識を持って取り組みましょう。