雇用契約もペーパーレス|社労士us.office 札幌 労務業務の効率化

query_builder 2021/01/22
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 入社が毎月ある程度発生したり、支店がたくさんあるような会社の場合、紙ベースで雇用契約書を作成し、双方のハンコを押すとなると、かなりの手間がかかりませんか?

雇用契約

契約

 雇用契約は必ず書面の契約書を結ばなければいけないわけではありません。働くことと、それに対して給料を払うことをお互いに合意すれば雇用契約は成立します。

労働条件の明示

 雇用契約自体は紙の契約書はなくてもいいのですが、仕事内容や場所、給料などの重要な事項は必ず書面で明示しなければいけません。

結論

 つまり、紙の契約書は交わさなくてもいいが、労働条件は書面で明示しなければいけないということです。なので、どうせ紙が必要になるなら、お互い合意したことを確認するためにも契約書を作成している、という会社が多くなっています。

労働条件の明示

書面

 重要な労働条件の明示は書面が原則です。共通のルールなどは就業規則の該当箇所を明示するような形でも大丈夫です。

書面以外

 原則は書面なのですが、労働者が希望した場合はメールやSNS、各システムを利用した方法での労働条件の明示も認められています。

具体例

 具体的にわかりやすい例を出すと、労働条件を記載したPDFをメールやSNSで送付して明示することが可能です。ここで注意が必要なのは、労働者が出力して書面にできるような形でなければいけないということです。SNSのダイレクトメールの本文に労働条件をベタ打ちするなどはやめましょう。

書面よりも

 書面での明示となると、控えをとっていない限り、なくすと終わりです。ですが、PDFなどで保管をしている場合、なくすことがなく、いつでも確認することができます。ほとんどの人がスマートフォンを持っているこの時代に、絶対に書面でなければ嫌だという人の方が少ないのではないでしょうか。

明示・合意

明示と合意

 書面にハンコを押すことによって、内容に合意したことの証明になるという考えで、書面の方がいいという方もまだまだいると思います。しかし、脱ハンコの流れになり、様々な書類から押印欄がなくなり、合意の確認がハンコである必要はもはや希薄です。

多数・遠方

 毎月ある程度の入社者がいる場合や、店舗がたくさんある場合などは、契約を紙ベースで行っていると、書面を作成して、ハンコを準備して、郵送も必要になったりと決して馬鹿にできない手間がかかります。

効率化

 雇用契約のペーパーレス化をすると、契約書を書面で準備する必要はなく、ハンコもいらず、遠方でも問題なく、内容の確認や合意の確認がいつでもできるようになります。

システム導入

システム

 労務管理のシステムを導入することにより、雇用契約のペーパーレス化だけでなく、入社時の提出書類やその他の合意書類もシステムにより、書面いらずで完結させることができます。従業員情報をきちんと管理することにより、業務の効率化+労務の適正化も図れます。

us.office

 us.officeでは勤怠管理システムの導入支援、給与計算・労務手続きのアウトソーシング、労務相談に加え、労務管理システムの利用も提供させていただいております。労務の適正化、業務の効率化を図りたいという方はお気軽にご連絡ください。

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