残業の申請制｜社労士us.office 札幌クラウド勤怠管理システム導入支援

2020/12/17

ブログ

　残業をするとき、事前に申請をしなければいけないような、残業の申請制。うまく活用するといい効果がでますが、適正に運用ができないと悪い効果が出てしまいます。

残業申請制
1. 認められる
メリット
1. 業務管理
2. 残業削減
デメリット
1. サービス残業
2. 労働時間
問題
1. 形骸化
2. 正しく運用
運用方法
導入

残業申請制

認められる

　残業をするとき、事前に管理者に承認を得なければいけない。このような制度はきちんと運用をすることで適正に認められます。

メリット

業務管理

　残業をするとき、管理者に申請をしなければいけないので、管理者は部下がどんな業務で、どのくらいの量を抱えているのか、業務の状況を把握することができます。

残業削減

　残業を申請制にすることにより、残業をするハードルが上がるので、残業をしないように効率よく業務を行うようになります。心理的な障壁も出てくるので、残業を削減するための意識づけにもなります。

デメリット

サービス残業

　承認を得なければ残業ができないので、申請をせずに家に持ち帰ったり、サービス残業が増える危険性があります。こうなると申請制は悪の根源になってしまいます。

労働時間

　申請した分しか残業時間としてカウントしない方法は、申請制が適正に運用されていればいいのですが、確実に残業をしなければ終わらない業務量があったり、申請をせずに残業をすることを黙認していたりすると、申請がなくとも残業としてカウントしなければいけなくなります。

問題

形骸化

　残業の申請制が形骸化すると、もはや悪い方向にしかいきません。サービス残業が増える、従業員の業務量や労働時間を把握できなくなる、残業代が適正に払われない、、、

正しく運用

　しかし、適正に運用をすると、生産性の向上、勤怠管理の適正化、従業員の働きやすさにつながります。つまり、正しく運用することが大切なのです。

運用方法

説明

　まず、申請制の目的、ルールをきちんと説明することが大切です。入社時にこのルールや目的を曖昧に説明すると、申請制の形骸化につながってしまいます。

フロー

　申請・承認のフローを簡潔にすることも重要です。紙で申請書を作成してさらにハンコを押さないといけないような運用をしていると、申請・承認の手間が多く、申請制がうまくいかない要因になってしまいます。

勤怠管理

　管理者が部下の業務量や労働時間をリアルタイムで管理できていないと、残業の必要性がわかりません。日頃からの業務管理や労働時間管理をきちんと行うことも重要です。

導入

周知徹底

　導入時や入社時はもちろんですが、申請制の目的・ルールを定期的に見直し、周知を徹底しましょう。就業規則等にきちんと規定することも忘れずに。

勤怠管理システム

　クラウド勤怠管理システムは出退勤の打刻だけでなく、労働時間・残業時間の管理や、残業の申請・承認もスマートフォンやPCでできるようになります。システム導入によりフローを簡潔にし、適正に管理をできるようにしましょう。

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　クラウド勤怠管理システムの導入、給与計算アウトソーシングをご検討の際はus.officeにご連絡ください。

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