クラウド勤怠管理システム導入で勤怠管理の適正化|社労士us.office 札幌

query_builder 2020/12/04
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 労働時間や残業時間などの勤怠状況を適正に、リアルタイムで管理していないと、たくさんの弊害が出てきます。従前のやり方である手書きの出退勤記録やタイムカード、自前のエクセルなどではもはや全てを管理しきれません。

勤怠管理をしていないと

給与計算

 わかりやすいところから説明をすると、勤怠管理は給与計算につながっていきます。何時間働いたのか、残業は何時間あったのか、深夜に働いた時間はあるのか、欠勤や遅刻・早退などはあるのか。これらを全てきちんと管理していないと、正しい給与計算が行えません。紙のタイムカードやエクセルでもできないことはないですが、手計算をする必要があったり、働いた時間帯などを確認しないといけなかったり、エクセルで関数を設定しないといけなかったり、人力で確認や計算をしないといけない部分がかなり多くなってしまいます。

ブラックボックス化

 勤怠の状況がリアルタイムでわからなければ、誰が残業を多くしているのか、部署や部門で残業時間に偏りはないのかなどが見えてきません。残業が多い人に対して業務の改善を行ったり、振り分けを考えたりの対応が遅れてしまいます。

残業の上限規制

 働き方改革による関連法の改正で残業時間に上限規制が加わりました。これは中小企業でも2020年4月から対象になっています。この上限規制、原則は1ヶ月45時間、1年360時間です。これらは残業時間をリアルタイムで管理していなければ、月や年の途中で違反をしてしまうかもしれません。特別条項という例外ケースでは、何ヶ月かを平均して80時間以内という決まりもあったり、管理の仕方を考えなければ適正に行うことはできません。

有給

 有給も入社日や出勤日数などを管理していなければ発生する日・日数、現在の残日数、取得義務対象者の状況などがわからなくなってしまいます。有給は働いている人全てに関わってくる重要なものなので、適正な管理は必須です。

書類の整備

 雇用保険の給付金を申請するときなど、労務手続きの際に出勤簿が必要になることがあります。1年分の出勤簿や何かを確認するため一定期間の出勤簿など。日々の勤怠管理が疎かになっていると、これらの書類作成、準備もままなりません。

勤怠管理システムを導入すると

勤怠管理

 勤怠管理システムを導入すると、従業員が日々の出退勤の打刻をスマートフォンなどで行うことができるので、労働時間や残業時間をリアルタイムで管理することができます。管理が適正になり、自動集計も可能なので給与計算のミス削減にもつながります。


リアルタイム

 リアルタイムで管理ができるため、誰の残業が多いのか、部署や部門で残業時間に偏りがないかなどを知り、対応することができます。また、残業の上限規制への対応や有給取得義務への対応も可能になります。


集計なし・ミスなし

 出退勤の打刻を正しく行い、漏れがないようにするだけで労働時間や残業時間、欠勤や遅刻の回数なども勤怠管理システムが自動で計算してくれます。人力で計算していた部分が自動で行え、かつミスも激減します。また、残業や有給などの申請も勤怠管理システムで行えるため、時間や場所にとらわれずに管理をすることができます。


書類の整備

 勤怠管理システムを正しく運用していると、出勤簿の作成がボタン一つでできます。勤怠の情報が勤怠管理システムに蓄積しているので、期間や対象者を選ぶだけで完了します。

導入するときは

設定をきちんと

 勤怠管理システムの導入時は設定をきちんと行い、運用方法を従業員にきちんと周知しなければ、うまく活用できずに、やらなければよかったとなってしまう可能性があります。そのため、導入時の設定、運用方法の周知徹底は確実に行いましょう。

知識も必要

 勤怠管理システムを導入し設定をするためには、労働時間の管理や労働法についての知識が必要になる場面もあります。また、会社の従前のルールや勤怠管理状況を知っておく必要もあります。そのため、us.officeでは勤怠管理システムの導入支援を行い、きちんと活用できるようにお手伝いをさせていただいております。導入支援を行っているマネーフォワード勤怠管理システムはこちら

クラウド勤怠管理システム

試してみて

 勤怠管理をきちんと行っていない場合、何かしらの問題が発生するのは時間の問題です。勤怠管理システムを導入することにより、適正化にも業務の効率UPにもコスト削減にも繋がるので、ぜひ一度お試しください。

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