電子明細の導入で給与計算を効率化|社労士us.office 札幌 給与計算アウトソーシング

query_builder 2020/12/03
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 給料日に社長や上司から給与明細をもらい確認する。給料日には当たり前の光景かもしれませんが、誰もがスマートフォンを持ち、ペーパーレスが進んでいる現代でこれを続けていると、どんどん損をすることになってしまいます。

電子明細

 電子明細とは単純に、紙ではなくスマートフォンやパソコンなどで明細が見られるものです。PDFをメールで送るなどの方法もいいですが、重要なデータを個々人のメールに送るのは手間がかかり流石に難しいです。そのため、クラウドシステムを導入して、電子明細の管理を上手に行いましょう。

紙明細のデメリット

紙代がかかる

 まず、紙の給与明細を作成するのには印刷代がかかります。きちんとした給与明細を作るためには専用のプリンターが必要だったり、封筒が別途必要だったりとコストは馬鹿にできません。このコストは毎月必ずかかるもので、従業員が増えれば増えるほど、大きくなっていきます。

配布作業

 給与明細を渡すという作業も馬鹿にはできません。給与明細なので他人に渡すことができず、テレワークや遠方の支店などに勤務している場合は、郵送をしなければいけなかったりします。アルバイトやパートで勤務日が少ない人のために、ある程度早めに給与明細を準備しておく必要もあるかもしれません。

なくしたら終わり

 従業員が給与明細を無くすなんてことがあると、もう一度発行しないといけなくなります。従業員としても現物を持っていないと、写真などを取らない限り給料を確認することができません。

時間・手間がかかる

 上記のようなことがあるので総じて時間・手間がかかります。絶対に紙で出さないといけないのであれば仕方ないのですが違います。そして電子明細を導入することにより、これらを全て解決できます。

電子明細のメリット

紙代

 まず、電子明細にすることで印刷代がなくなります。給与明細を紙で渡す必要がなくなるので当たり前ですね。

配布作業

 電子明細にすると配布作業もなくなります。クラウドシステムに事前にメールアドレスなどを登録しておけば、システムでの給料の確定により、従業員が自分のスマートフォンやパソコンで給与明細を見られるようになります。郵送する必要も、勤務日を気にして事前に準備する必要もなく、遠方にいても問題ありません。

いつでも確認

 スマートフォンで給与明細を確認できるので、従業員はいつでも給料の内容を見ることができます。無くしたから再発行という事態がなくなります。また、クラウドシステムにより源泉徴収票などもスマートフォン等で見られるようになります。

時間・手間なし

 上記のように、電子明細導入によりかなりの作業が削減できます。毎月必ずしなければいけないことなので、非常に重要です。

電子明細のデメリット

 電子明細のデメリットを考えましたが正直、あまり思いつきません。スマートフォンやPCを持っていない人に関しては確かに難しくなります。また、給与明細をもらう給料日感がなくなるという気持ちの問題もあります。ただし、対応できない人に対してのみ紙を発行するとしても、全員分紙の給与明細を作成するよりは大分楽になりますし、銀行振込の給料で絶対に紙の給与明細をもらいたいという人も少ないでしょう。

クラウド導入・アウトソーシング

 電子明細の導入、給与計算のアウトソーシングを検討の際はお気軽にus.officeにご連絡ください。

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